Administración del Tiempo

Administración del Tiempo.

La administración del tiempo es, hoy, una de los temas
claves del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestión no es nueva
en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:
que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene
a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una
vida ocupada. Administración del Tiempo. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición
del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

Esta
cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo,
sino de uno de los más célebres escritores
del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.
Es
importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo.

El
gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale
el valor del tiempo. Administración del Tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve
y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas
no se puede recomenzar una vida”.
El
tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es
la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia
vida.
Además,
vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. Ni con todo el oro del
mundo. Y no sólo en el terreno laboral. No se puede comprar el tiempo para estar
con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, “el tiempo,
por lo común, es algo más que dinero. Administración del Tiempo. Porque sea cual sea su fortuna personal,
no podrá comprar un minuto más del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato
echado frente a la chimenea”.
Todos
tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero
partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos
aspirar es a emplearlo mejor.
Este
es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que
podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir,
organizarnos inteligentemente.
Para


El tiempo es el único bien real que tenemos.

El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.

Porque
el ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el efectivo
que debemos aprovechar.
Por
lo tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”. No hay que malgastar el tiempo.
Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. Administración del Tiempo. El tiempo, usado
con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización
de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

La
administración del tiempo y la velocidad
La
primera cuestión en torno a la administración del tiempo, es el concepto de
velocidad, que no es sinónimo de hacer las cosas “a los apurones”.

La
importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años, con curiosas
palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra Alicia en el país de
las maravillas, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el
mismo puesto, pero si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces más rápido”.

Ninguna
definición actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos años.


Método
para manejar el tiempo adecuadamente

Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen
que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así,
20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo
diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año,
más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.

Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen
la lista. Ya que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que
ser efectivo”. Nunca se repetirá lo  suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas
llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando
un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido
a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.

3)
Agendar: Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar
prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4)
Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los
pasos de cada objetivo.

 

Prevenir
no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo


Si
prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas,
estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Administración del Tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan
hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión
y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al
logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

 

No
confunda buena administración del tiempo con apuro

El
apuro, aunque parezca lo contrario,  no
es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham
Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.

Aun
así, este el aspecto menos importante de “vivir apurado”. La consecuencia más
dramática es el daño a la salud.

Los
cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes
aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”. Administración del Tiempo.
Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de
lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.

 

Escribir
es un excelente recurso para organizar mejor el tiempo

Un
buen método para la buena administración del tiempo es el de escribir las tareas
a realizar e irlas encarando una a una. Este es el método preferido del empresario
y escritor Mark McCormack: “He aprendido a separar mis emociones vinculadas
con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas
donde sé que aparecerán en el lugar correcto y en el momento oportuno, una vez
que he anotado algo lo olvido. El resultado final es que cuando dejo de trabajar,
también dejo el stress relacionado con el trabajo”. 

 

Divide
y vencerás

Al
concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo,
sino que ganamos en eficiencia.

Los
ejemplos gráficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte.
“Los atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica
para funcionar al máximo de sus posibilidades. Un golfista debe ocuparse de
cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido
en el agujero anterior, que lo llevó a perder un golpe simple. Lo mismo se aplica
a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad
totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero,
o una tensionante jugada que le permitirá salvar un match point. Si vivimos
cada día como una entidad diferente, nos liberamos de los contratiempos del
pasado y evitamos las atemorizantes expectativas del futuro. Administración del Tiempo. Esta fue la política
que adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición
al Polo Sur: “Para protegernos del desaliento”, escribió, “adoptamos una regla
básica: cada día era considerado en forma totalmente separado y por sí mismo”.

Napoleón
Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o
actitud: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro,
de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión
ni fatiga”.

La
regla más esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su
tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación.

 

Divide
y vencerás... con color

Una
forma de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escriba en varios
colores, o subraye los asuntos a tratar con diversos colores que representen
prioridades y niveles de importancia.


Artículo de Administración del Tiempo. por Abel Cortes.